النموذج الشامل لبيانات الجمعيات الأهلية

 

1.    البيانات الأساسية للجمعية الأهلية

 

أ‌-       البيانات التسجيلية والديموجرافية

١- الاسم الرسمي للجمعية/للفرع كامــلا:  الجمعية الخيرية بمحافظة العيدابي

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

٢- (اسم الشهرة للجمعية/الفرع (في حالة كونه مغايرا للاسم الرسمي:…………………………………………………………………………………………………………

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٣- نوع مقر الجمعية: (      ) مقر رئيس                () فرع                     

رقم تسجيل المقر الرئيس  :  228

رقم تسجيل الفرع/الفروع …………………………………………………………..

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٤- التصنيف النوعي للجمعية  /  أهلية

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

٥- نوع الجمعية: () رجالي       () نسائي                  (  ) رجالي/نسائي

 

٦- تـــــاريــــخ تأسيس الجمعية/الفرع : 12/08/1421هـ

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

٧- تاريخ تسجيل الجمعية/الفرع  : 21/07/1423ه،  

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

٨- شهادة تسجيل الجمعية/الفرع:  (    )  موجودة               (    )  غير موجودة

في حالة عدم وجود الشهادة، الأسباب هي :

  • …………………………………………………………………………………………………….……………………………………….…………………………………………………………………
  • ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………….

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

٩- هل يوجد لوحة خارجية للجمعية/الفرع:  (   ) نعم             (   ) لا

في حالة عدم وجود اللوحة، الأسباب هي :

  • ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………….………
  • ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

(  ) اللوحة توضح اسم الجمعية/الفرع كاملا كما هو مسجل في النموذج

) اللوحة توضح رقم التسجيل الخاص بالجمعية/الفرع

) اللوحة تنص على أن الجمعية/الفرع خاضعة لإشراف وزارة العمل والتنمية الاجتماعية

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

١٠- منطقة الجمعية/الفرع:     جازان

١١- المحافظة:  العيدابي

١٢- المدينة :  محافظة العيدابي

١٣- الموقع بالإحداثيات: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……..

١٤- نطاق الخدمة:  محافظة العيدابي / مركز بلغازي ـ مركز ريع مصيدة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

١٥- عدد المكاتب تحت إدارة المقر الرئيس/الفرع: تعبأ بملف الاكسل المرفق صفحة  (1-أ)

 

اسم المكتب الموقع الجغرافي الإحداثيات بيانات التواصل اسم مدير المكتب
         
         

 

ب‌-   بيانات التواصل

١- العـــنــوان الوطني للجمعية/للفرع:

رقم المبنى        5375                اسم الشارع                  الشارع العام                      الحــــــي   العيدابي

المدينة العيدابي         :     الرمز البريدي :      85728              الرقم الاضافي:      4297

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

رقم جوال الجمعية……………………………………………..رقــــــــم الـــفــــــاكـــــس : 0173146689 

رقــــــم صنــــدوق البـريد : 35                                                            الرمز البريدي   :  45992

البريـــــــــــد الإلكترونـــي  :                edabi-ber@hotmail.comالموقع الالكتروني : www.edabi-ber.org

( )الموقع الإليكتروني يعمل وقابل للدخول أثناء تعبئة النموذج وليس تحت الإنشاء

() البريد الإليكتروني مفعل

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

٢- اسم مدير الجمعية : احمد حسن مفرح غزواني

عنوان مدير الجمعية : جازان ـ محافظة العيدابي

المنطقة : جازان                        المدينة         العيدابي            الحي  : الحنايه

ال0شارع………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

رقم المبنى………….………………………………………………..……………………………………………………الرقم الاضافي……………………………………………………………….

رقم الهاتف الثابت للمدير …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

رقم جوال المدير :  0554575439  ــــــ  0550051973

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..


البيانات الإدارية

أ‌-      الهيكل الإداري

١- عدد الأعضاء المؤسسين 26 عضواً.

٢- عدد أعضاء مجلس الإدارة طبقا للائحة الأساسية للجمعية     11 عضواً.

٣- الحد الأدنى المحقق للنصاب النظامي لعقد اجتماعات مجلس الإدارة : 7

٤- دورة مجلس الإدارة  :  4   سنة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٥- اللجان الدائمة المؤسسة من قبل الجمعية العمومية ( تعبأ في ملف الاكسل المرفق 2-أ ):

 

 
أســـــــم الـلـجـنـــة عدد أعضائها اختصاصها عدد اجتماعاتها كيفية تشغيلها
1
         
2
         
3          
4          
5          

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

٦- بيان بأعضاء الجمعية العمومية (تعبأ بملف الاكسل المرفق 2-ب ):

الاسم: ………………………………………………………………………………………………………………………………..رقم الهوية: ……………………………………………………………………………..

المهنة: …………………………………………………………………………………………………………………….تاريخ الالتحاق: …………………………………………………………………………..

رقم الهاتف:…………………………………………………………………………………………………………………..   رقم الجوال: …………………………………………………………………..

الانتظام في دفع الاشتراكات:  (    ) منتظم           (   ) غير منتظم                        (  ) لا يوجد سجل اشتراكات

٧- بيان بأعضاء مجلس إدارة الجمعية: (تعبأ بملف الاكسل المرفق 2-ج ):

الاسم: …………………………………………………………………………………..ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــرقم الهوية:  ……………………………………………………………………………………………………………….

المهنة: …………………………………….ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ………ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ………الوظيفة بالمجلس: ………………،،،،،…………………………………………………………………………..

المؤهل: ……………………………………………………..ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ……………مدة الخدمة: ……………………………………………………………………………………………………………

تاريخ الالتحاق:. ………………………………………………………………………………………المكافأة إن وجدت: …………………………………………………………………………………………………

البريد الالكتروني: ……………………………………………………… …………………….رقم الهاتف: ………………………………………………..   رقم الجوال: ……………………………………

العنوان: …………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………..

مقر الرئيس: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

طريقة تعيين العضو:   () انتخاب الجمعية العمومية                          () تعيين من قبل الوزارة،

السبب:  …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

مكان إقامة العضو:                ()

العضو :  (   ) مستقل                             (   ) غير مستقل                      (   ) لا يمكن التحق و السبب ………………………………………………………………………………………… …………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

٨- المدير التنفيذي

رقم الهوية :           1048724411                                           الجنسية : سعودي

المؤهل  :    الكفاءة المتوسطة                                   نوع العمل : مدير الجمعية

دوام(  كلي     (8 ساعات                                                                                         الراتب الشهري  :  7039  ريال

الجهة التي تتحمل الراتب :   الجمعية                        مدة خدمته بالجمعية :   14 سنة

رقم التسجيل…………………………………………………………………………………………………………….. رقم الحاسب  /

مسجل بالتأمينات:    (   ) نعم                  (  ) لا

) متفرغ           (   ) غير متفرغ

هل تم أخذ موافقة الوزارة على تعيين المدير؟

(     )  نعم                                                (     )     لا، والسبب…………………………………………………………………………………………………………………………………………

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

اجمالي عدد العاملين: ………………………………………………………………..تعبأ بملف الاكسل المرفق(2-و)

عدد الموظفين بدوام كامل:…………………………………………………………عدد الموظفين بدوام جزئي:……………………………………………………………………………………………….

عدد العاملين بالجمعية:        (         )  كافي           (       ) غير كافي بسبب   كبر مساحة نطاق خدمة الجمعية وتطور مشاريعها

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

اجمالي عدد المحاسبين :     1                               تعبأ بملف الاكسل المرفق (2-د)

 

 

2.     الحوكمة والإدارة والإفصاح

أ‌-      الهيئة الإدارية والتنظيمات الإدارية

١- الجمعية العمومية:

إجمالي عدد أعضاء الجمعية العمومية في بداية عام  ٢٠١٦ م : العدد الإجمالي:      50      (     47     ) رجل. (     3     ) امرأة.

إجمالي عدد أعضاء الجمعية العمومية في نهاية عام ٢٠١٦ م العدد الإجمالي:     53           (  50  )  رجل. (      3    ) امرأة.

اجمالي التغير في عدد الأعضاء من بداية السنة:    زيادة   (     3   ) عضو

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٢- اجتماع الجمعية العمومية السنوي (تعبأ بملف الاكسل المرفق):

 

تاريخه عدد الحضور الكشف التفصيلي بالحضور والمنوبين ومن ناب عنهم عقد الاجتماع من محضر الاجتماع
أصالة نيابة الدعوة

الأولى

الدعوة

الثانية

لم يكتمل
  مرفق   مرفق

 

٣- هل تم منع بعض أعضاء الجمعية العمومية من التصويت على بعض القرارات لوجود مصلحة شخصية؟

() نعم (  ) لا

تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-أ)

اسم العضو السبب ملاحظات
   

 

) تم رفع الكشوف والمحاضر الخاصة باجتماع الجمعية العمومية

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

٤- هل عقدت اجتماعات جمعية عمومية غير عادية:  (    ) نعــــم             (    )لا

 

تعبأ بملف الاكسل المرفق ( 3-ب ):

رقم الاجتماع تاريخه عدد الحاضرين الجهة الطالبة الوزارة، مجلس الإدارة، 25٪ من الجمعية العمومية سبب الاجتماع المحضر ملاحظات
        مرفق  

() تم رفع المحاضر الخاصة بجميع اجتماعات الجمعية العمومية غير العادية

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٥- اللجان الدائمة:

(      ) يوجد عضو مجلس إدارة في كل لجنة دائمة في الجمعية

(      ) حقت اللجان الغرض من تنفيذها من حيث انتظام الاجتماعات وطريقة التشغيل وفعالية القرارات

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

اجتماعات اللجان الدائمة (تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-ج) ):

اللجنة رقم الاجتماع تاريخه أهم القرارات مرفق المحضر
       

() تم رفع محاضر اجتماعات اللجان الدائمة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

٦- مجلس الإدارة والجهاز التنفيذي:

تاريخ انتخاب أعضاء مجلــس الإدارة الحــالـي :   28/06/1434هـ

تاريخ إنتهاء دورة مجلس الإدارة الحالي :  27/06/1438هـ   .

عدد أعضاء المجلس الاداري حالياً:  (   11    )عضواً

بزيادة عن اللائحة الأساسية (      0     )عضوا أو نقص (    0    ) عضواً

بسبب …………………….. …………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………….

منهم (        11    ) بالانتخاب من قبل الجمعية العمومية، ومنهم   (     0       ) بالتعيين من قبل الوزارة

(      ) جميع أعضاء مجلس الإدارة ليسوا موظفين داخل الجمعية باستثناء من وافقت عليه الوزارة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

نسبة أعضاء مجلس الإدارة المستقلين هي 0 % من سائر أعضاء المجلس .

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

اجتماعات مجلس الإدارة خلال عام ٢٠١٦: (تعبأ بملف الاكسل المرفق 3-د ):

رقم الاجتماع تاريخه أهم القرارات تم تنفيذها (نعم/لا) سبب عدم التنفيذ مرفق المحضر
         

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

هل تم منع بعض أعضاء مجلس الإدارة من الحضور/النقاش/التصويت في بعض الاجتماعات لوجود مصلحة شخصية؟

(       ) نعم    (         ) لا

(تعبأ بملف الاكسل المرفق 3-هـ ):

رقم الاجتماع تاريخه نوع المنع

حضور/نقاش/تصويت

موضوع القرار/الاجتماع الذي حصل فيه المنع اسم العضو السبب
         

 

( ) تم عقد مجلس الإدارة بشكل منتظم (4 اجتماعات على الأقل متوزعة على الأرباع)

( ) تم رفع المحاضر الخاصة بجميع اجتماعات مجلس الإدارة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

نسبة حضور اجتماعات مجلس الإدارة المنعقدة ( )

الملاحظات 0المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

٧-  التنظيمات الإدارية:

هل تم تفويض أي مهمة متعلقة باختصاصات مجلس الإدارة كما نصت عليها اللائحة التنفيذية  لأشخاص خارج الجمعية أو شركات أخرى  () نعم     ( ) لا

إذا كانت الاجابة نعم،يجب توضيح المهمة، والجهة المفوضة والسبب؟ تعبأ بملف الاكسل المرفق ( 3-و )

الاختصاص المهام المفوضة فيه الجهة المفوضة سبب التفويض
     

 

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

هل توجد آلية محددة لتحديد راتب المدير التنفيذي والموظفين القيادين في الجمعية:  (       )نعم(     ) لا

 

إذا كانت الإجابة نعم، فهل آلية تحديد راتب المدير التنفيذي والموظفين القياديين تتضمن مراجعة أشخاص مستقلين ومقارنة مرجعية،مع التوثيق    (       )نعم(       ) لا

إذا كانت الإجابة لا، فما هي الآلية التي حدد بها راتب المدير التنفيذي؟

الآلية : تم تحديد راتب المدير وفق الحد الأدنى لدعم الوزارة  

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

هل وقع تحول في صرف أو استهلاك أصول الجمعية سواء النقدية أو الثابتة أو المتنقلة؟     (       ) نعم            (         ) لا

إذا كانت الاجابة نعم،يجب تعبئة الجدول التالي لكل حالة: تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-ز)

نوع التحول تاريخ التحول المبلغ المحول أو قيمته سبب التحول الاجراء المتخذ
() اختلاس

() صرف أموال أو استخدامها  في مجال غير مصرح

() صرف أموال أو استخدامها في غير ما خصصها له المتبرع دون علمه

       

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

يتم الصرف من أموالا لجمعية بواسطة: ( ) شيكات          () نقدا                    ( ) تحويل

في حالة الصرف نقداً يوضح إجمالي المبلغ المنصرف وأوجه الصرف:تعبأ بملف الاكسل المرفق ( 3-ح )

المبلغ المصروف نقداً…………..……………………………………………………………………..أوجه الصرف…………………………………………………………………………

هل تحتفظ الجمعية بمحاضر الاجتماعات؟    (       ) نعم     (        ) لا

يــتـــم البحث الاجتماعي سنويا:  (       ) نعم            (        ) لا

وضح السبب …………....………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ملفات البحث:

  ) مستكملة     () غير مستكملة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ب‌-   السياسات واللوائح والسجلات والمستندات الإدارية

١- أنواع اللوائح التي تستخدمها الجمعية:

  • اللائحة التأسيسية
  • اللائحة التنظيمية ( المستفيدين والموظفين )

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

يوجد نظام خاص للتوظيف بالجمعية:   (        ) نعم            (        ) لا

يوجد لائحة لموظفي الجمعية معتمدة من مجلس الإدارة, تشتمل على سلم الأجور والرواتب, المكافآت, الترقيات, الإجازات, مكافأة نهاية الخدمة…….. وغيرها:  (       ) نعم                 (        ) لا

يوجد نظام لاجازات الموظفين:   (        ) نعم           (        ) لا

يوجد لائحة أو معايير مطبوعة لصرف المساعدات, موافق عليها من الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة  () نعم   () لا

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

٢- السجلات

أ- السجلات الإدارية

 

تستخدم الجمعية السجلات التالية: تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-ط),(3-ي)

السجل هل تستخدمه الجمعية (نعم/لا) هل يعبأ بطريقة منتظمة (نعم/لا) ملاحظات
السجلات الإدارية سجل العضوية      
سجل الاشتراكات      
سجل اللجان      
سجل اجتماعات مجلس الإدارة      
سجل اجتماعات الجمعية العمومية      
سجلات أخرى      
السجلات الفنية سجل النشاطات      
سجل المنتفعين      
سجلات أخرى      
السجلات والدفاتر المالية دفتر يومية عامة      
سجل الأصول الثابتة      
سجل التبرعات العينية      
سجل التبرعات النقديـة      
سجل المستودعات      
دفتر الأستاذ العام      
دفــترا لصندوق      
دفـتر حركــة البنك      
سـجــل العهدة      

 

 

السجلات والمستندات لدى الجمعية:    (      )كافية        (        )غير كافية.

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

ب ـ السندات والإيصالات والأذونات:

() سند قبض() سند صرف() سند قيد يومية() إيصال استلام تبرعات عيني ونقدي

() إيصال استلام اشتراكات() إذن صرف() إذن إضافة() أي سندات/إيصالات/أذونات أخرى تذكر:……………………………………………………………………………………………………………………………………..

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

ج ـ السياسات:

هل الجمعية لديها سياسة مكتوبة لتضاربا لمصالح:      (       ) نعم          (        ) لا          في حالة وجود السياسة، نرجو إرفاقها

 

هل الجمعية لديها سياسة مكتوبة لحماية المبلغين:        (       ) نعم        (        ) لا          في حالة وجود السياسة، نرجو إرفاقها

 

هل الجمعية لديها سياسة مكتوبة لبيان المدة الزمنية للاحتفاظ بالسجلات: :       (       ) نعم               (        ) لا

في حالة وجود السياسة، نرجو إرفاقها

 

هل الجمعية لديها سياسة مكتوبة لضمان سرية المعلومات الشخصية للداعمين:  (       ) نعم             (        ) لا

في حالة وجود السياسة، نرجو إرفاقها

 

هل تم اعتماد النموذج الوطني من قبل مجلس الإدارة قبل تسليمه في الربع الأخير: (       ) نعم              (        ) لا

طريقة العرض  …………....………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

د ـ الإفصاح:

المفوضين بالسحب من أرصدة الجمعية هم:تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-ك)

الاسم…………………………………………………………………………………………………….المهنة بمجلس . ………………………………………………………………………. الإدارة……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………..

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

وضح كيف تم الافصاح عن الوثائق التالية:

موقع الجمعية تُفصح مباشرة عند الطلب لا يفصح عنها لا توجد
وثائق التنظيم والحوكمة الخاصة بالجمعية      
نموذج البيانات الوطني      
سياسة تضارب المصالح      
القوائم المالية      
سياسة الخصوصية والاحتفاظ بالوثائق وإتلافها      
أسماء أعضــاء مجالـس الإدارة      
راتب المدير      
أسماء الموظفين القياديين في الجمعية      
اسم وعنوان وهاتف الشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات ووثائق الجمعية      
القائم بالبحث      

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

هل يوجد أحد من أعضاء مجلس الإدارة أوالمدراءاوالموظفين القياديين لة علاقة عائلية اوتجارية مع عضو مجلس إدارة أو مدير أو موظف قيادي اخر في الجمعية؟تعبأ في ملف الاكسل المرفق (3-ل)

(       ) نعم           (        ) لا

اسم الموظف منصبه اسم الموظف ذي الصلة منصبه نوع العلاقة
       

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

يرجى الإفصاح عن أي صفقات تجارية تمت بين عضو في مجلس الإدارة ومؤسس أو عضو مجلس أو مدير مؤسسة مانحة تمنح الجمعية خلال السنوات الأربعة الماضية تعبأ في ملف الاكسل المرفق (3-م)

 

اسم عضو المجلس الطرف الثاني في الصفقة علاقة الطرف الثاني بالجمعية تاريخ بدايةالصفقة تاريخ انتهاء الصفقة قيمة الصفقة
         

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

ما الجهات التي تلقت تعويضات مالية من الجمعية لقاء تعاملات تجارية (تقديم خدمات،منتجات الخ) مع الجمعية،إن وجدت. (المبالغ التي فوق 10000 مع وصف الخدمة وذكر قيمة التعويض: تعبأ في ملف الاكسل المرفق (3-ن)

 

الجهة وصف الخدمة قيمة التعويض
   
   
   

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

يرجى الإفصاح عن جميع المبالغ المالية التي تلقاها أي عضو في مجلس الإدارة نظير خدمات أو منتجات قدمها للجمعية (باستثناء تعويضاته التي يتلقاها باعتبار عمله عضوا في مجلس الإدارة إن وجدت) وذلك خلال السنوات الأربعة الماضية: تعبأ في ملف الاكسل المرفق (3-ص)

 

اسم العضو قيمة المبلغ الذي تلقاه سببه التاريخ
     

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

3.    البيانات المالية

 

١- التبرعات والايرادات خلال عام ٢٠١٦ م:تعبأ في ملف الاكسل المرفق (4-أ)

البيان المبلغ ملاحظات
التبرعات النقدية    
افراد    
مؤسسات مانحة    
شركات وجهات    
أخرى    
التبرعات العينية    
افراد    
مؤسسات مانحة    
شركات وجهات    
أخرى    
إعانات ومنح حكومية    
منح حكومية نقدية    
منح حكومية عينية    
الزكاة    
زكاة نقدية    
زكاة عينية    
تبرعات وايرادات الأوقاف    
تبرعات لبناء أوشراء أوقاف    
ايرادات وريع أوقاف    
أخرى ( يتم تفصيلها )    
ايرادات    
اشتراكات الأعضاء    
مبيعات السلع والخدمات    
ايرادات عقارية    
ارباح استثمار    
ارباح بيع أصول ثابتة    
رسوم البرامج    
إيرادات أخرى  ( يتم تفصيلها )

 

   
إيرادات أو تبرعات أخرى ( يتم تفصيلها    
   
   
   
إجمالي التبرعات والإيرادات والمنح    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

٢- المصروفات خلال عام ٢٠١٦ م: تعبأ في ملف الاكسل المرفق (4-ب)

البيان إجمالي المصروف توزيع المصروفات
مصاريف الإدارة مصاريف مجلس الإدارة ( الحوكمة ) مصاريف جمع الأموال مصاريف التشغيل المحملة على البرامج والانشطة مصاريف البرامج والأنشطة
المصاريف التشغيلية            
الرواتب والبدلات            
المكافات والحوافز            
تكاليف السفر            
الإيجارات            
الصيانة والاصلاحات            
الكهرباء والمياة            
الهاتف والبريد            
تكاليف الاستشارات            
الملتقيات والمؤتمرات            
الدعاية والاعلان            
ضيافة            
مصاريف أخرى ( يتم تفصيلها )            
-1            
-2            
-3            
مصاريف الأنشطة            
مصاريف البرامج والأنشطة العامة            
مصاريف الزكاة            
مصاريف التبرعات والهبات المقيدة            
مصاريف التبرعات والهبات غير المقيدة            
مصاريف الأوقاف            
مصاريف برامج وانشطة أخرى ( يتم تفصيلها            
-1            
-2            
-3            
           
إجمالي المصروفات            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.    البرامج والأنشطة

نرجو  وضع وصف موجز لمهمة(رسالة) الجمعية التي تعمل على تحقيقها:

إعفاف المحتاج بتأمين الاحتياج (نعينه ـ نكرمه ـ نؤهله )

 

 

هل تتم مطابقة البرامج والانشطة مع اهداف الجمعية:                      (              )نعم(            )لا

اذا كان الجواب لا اذكر السبب:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

اكتب وصف للبرامج والخدمات والنشاطات التي نفذتها الجمعية خلال عام مرتبة ترتيب تنازلي حسبا لمصاريف تعبأ بملف الاكسل المرفق (5-أ)

نوع البرنامج أوالنشاط أوالخدمة وصف للبرامج والخدمات والنشاطات
   

 

بيان بالبرامج والأنشطة والخدمات التي تقدمها الجمعية تعبأ بملف الاكسل المرفق (5-ب),(5-ج)

نوع البرنامج أو النشاط أو الخدمة عدد المستفيدين إجمالي عدد المستفيدين الإيرادات المصروفات رمز النشاط
عدد المستفيدين السعوديون عدد المستفيدين غير سعوديين
معفى برسوم مخفضة برسوم معفي برسوم مخفضة برسوم

 

 

 

 

 

 

بيان بنوع المساعدات التي تقدمها الجمعيات للمستفيدين وحجمها تعبأ بملف الاكسل المرفق (5-ج)

نوع المساعدات عدد المستفيدين إجمالي عدد المستفيدين اجمالي مبلغ المساعدات
سعوديون غير سعوديون
مساعدات أيتام        
مساعدات أرامل        
مساعدات مطلقات        
مساعدات ظروف خاصة        
مساعدات عينية        
أخرى        
المجموع        

 

 

 

1.    البيانات الأساسية للجمعية الأهلية

 

أ‌-       البيانات التسجيلية والديموجرافية

١- الاسم الرسمي للجمعية/للفرع كامــلا:  الجمعية الخيرية بمحافظة العيدابي

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

٢- (اسم الشهرة للجمعية/الفرع (في حالة كونه مغايرا للاسم الرسمي:…………………………………………………………………………………………………………

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٣- نوع مقر الجمعية: (      ) مقر رئيس                () فرع                     

رقم تسجيل المقر الرئيس  :  228

رقم تسجيل الفرع/الفروع …………………………………………………………..

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٤- التصنيف النوعي للجمعية  /  أهلية

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

٥- نوع الجمعية: () رجالي       () نسائي                  (  ) رجالي/نسائي

 

٦- تـــــاريــــخ تأسيس الجمعية/الفرع : 12/08/1421هـ

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

٧- تاريخ تسجيل الجمعية/الفرع  : 21/07/1423ه،  

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

٨- شهادة تسجيل الجمعية/الفرع:  (    )  موجودة               (    )  غير موجودة

في حالة عدم وجود الشهادة، الأسباب هي :

  • …………………………………………………………………………………………………….……………………………………….…………………………………………………………………
  • ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………….

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

٩- هل يوجد لوحة خارجية للجمعية/الفرع:  (   ) نعم             (   ) لا

في حالة عدم وجود اللوحة، الأسباب هي :

  • ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………….………
  • ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

(  ) اللوحة توضح اسم الجمعية/الفرع كاملا كما هو مسجل في النموذج

) اللوحة توضح رقم التسجيل الخاص بالجمعية/الفرع

) اللوحة تنص على أن الجمعية/الفرع خاضعة لإشراف وزارة العمل والتنمية الاجتماعية

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

١٠- منطقة الجمعية/الفرع:     جازان

١١- المحافظة:  العيدابي

١٢- المدينة :  محافظة العيدابي

١٣- الموقع بالإحداثيات: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……..

١٤- نطاق الخدمة:  محافظة العيدابي / مركز بلغازي ـ مركز ريع مصيدة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

١٥- عدد المكاتب تحت إدارة المقر الرئيس/الفرع: تعبأ بملف الاكسل المرفق صفحة  (1-أ)

 

اسم المكتب الموقع الجغرافي الإحداثيات بيانات التواصل اسم مدير المكتب
         
         

 

ب‌-   بيانات التواصل

١- العـــنــوان الوطني للجمعية/للفرع:

رقم المبنى        5375                اسم الشارع                  الشارع العام                      الحــــــي   العيدابي

المدينة العيدابي         :     الرمز البريدي :      85728              الرقم الاضافي:      4297

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

رقم جوال الجمعية……………………………………………..رقــــــــم الـــفــــــاكـــــس : 0173146689 

رقــــــم صنــــدوق البـريد : 35                                                            الرمز البريدي   :  45992

البريـــــــــــد الإلكترونـــي  :                edabi-ber@hotmail.comالموقع الالكتروني : www.edabi-ber.org

( )الموقع الإليكتروني يعمل وقابل للدخول أثناء تعبئة النموذج وليس تحت الإنشاء

() البريد الإليكتروني مفعل

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

٢- اسم مدير الجمعية : احمد حسن مفرح غزواني

عنوان مدير الجمعية : جازان ـ محافظة العيدابي

المنطقة : جازان                        المدينة         العيدابي            الحي  : الحنايه

ال0شارع………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

رقم المبنى………….………………………………………………..……………………………………………………الرقم الاضافي……………………………………………………………….

رقم الهاتف الثابت للمدير …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

رقم جوال المدير :  0554575439  ــــــ  0550051973

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..


البيانات الإدارية

أ‌-      الهيكل الإداري

١- عدد الأعضاء المؤسسين 26 عضواً.

٢- عدد أعضاء مجلس الإدارة طبقا للائحة الأساسية للجمعية     11 عضواً.

٣- الحد الأدنى المحقق للنصاب النظامي لعقد اجتماعات مجلس الإدارة : 7

٤- دورة مجلس الإدارة  :  4   سنة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٥- اللجان الدائمة المؤسسة من قبل الجمعية العمومية ( تعبأ في ملف الاكسل المرفق 2-أ ):

 

 
أســـــــم الـلـجـنـــة عدد أعضائها اختصاصها عدد اجتماعاتها كيفية تشغيلها
1
         
2
         
3          
4          
5          

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

٦- بيان بأعضاء الجمعية العمومية (تعبأ بملف الاكسل المرفق 2-ب ):

الاسم: ………………………………………………………………………………………………………………………………..رقم الهوية: ……………………………………………………………………………..

المهنة: …………………………………………………………………………………………………………………….تاريخ الالتحاق: …………………………………………………………………………..

رقم الهاتف:…………………………………………………………………………………………………………………..   رقم الجوال: …………………………………………………………………..

الانتظام في دفع الاشتراكات:  (    ) منتظم           (   ) غير منتظم                        (  ) لا يوجد سجل اشتراكات

٧- بيان بأعضاء مجلس إدارة الجمعية: (تعبأ بملف الاكسل المرفق 2-ج ):

الاسم: …………………………………………………………………………………..ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــرقم الهوية:  ……………………………………………………………………………………………………………….

المهنة: …………………………………….ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ………ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ………الوظيفة بالمجلس: ………………،،،،،…………………………………………………………………………..

المؤهل: ……………………………………………………..ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ……………مدة الخدمة: ……………………………………………………………………………………………………………

تاريخ الالتحاق:. ………………………………………………………………………………………المكافأة إن وجدت: …………………………………………………………………………………………………

البريد الالكتروني: ……………………………………………………… …………………….رقم الهاتف: ………………………………………………..   رقم الجوال: ……………………………………

العنوان: …………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………..

مقر الرئيس: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

طريقة تعيين العضو:   () انتخاب الجمعية العمومية                          () تعيين من قبل الوزارة،

السبب:  …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

مكان إقامة العضو:                ()

العضو :  (   ) مستقل                             (   ) غير مستقل                      (   ) لا يمكن التحق و السبب ………………………………………………………………………………………… …………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

٨- المدير التنفيذي

رقم الهوية :           1048724411                                           الجنسية : سعودي

المؤهل  :    الكفاءة المتوسطة                                   نوع العمل : مدير الجمعية

دوام(  كلي     (8 ساعات                                                                                         الراتب الشهري  :  7039  ريال

الجهة التي تتحمل الراتب :   الجمعية                        مدة خدمته بالجمعية :   14 سنة

رقم التسجيل…………………………………………………………………………………………………………….. رقم الحاسب  /

مسجل بالتأمينات:    (   ) نعم                  (  ) لا

) متفرغ           (   ) غير متفرغ

هل تم أخذ موافقة الوزارة على تعيين المدير؟

(     )  نعم                                                (     )     لا، والسبب…………………………………………………………………………………………………………………………………………

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

اجمالي عدد العاملين: ………………………………………………………………..تعبأ بملف الاكسل المرفق(2-و)

عدد الموظفين بدوام كامل:…………………………………………………………عدد الموظفين بدوام جزئي:……………………………………………………………………………………………….

عدد العاملين بالجمعية:        (         )  كافي           (       ) غير كافي بسبب   كبر مساحة نطاق خدمة الجمعية وتطور مشاريعها

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

اجمالي عدد المحاسبين :     1                               تعبأ بملف الاكسل المرفق (2-د)

 

 

2.     الحوكمة والإدارة والإفصاح

أ‌-      الهيئة الإدارية والتنظيمات الإدارية

١- الجمعية العمومية:

إجمالي عدد أعضاء الجمعية العمومية في بداية عام  ٢٠١٦ م : العدد الإجمالي:      50      (     47     ) رجل. (     3     ) امرأة.

إجمالي عدد أعضاء الجمعية العمومية في نهاية عام ٢٠١٦ م العدد الإجمالي:     53           (  50  )  رجل. (      3    ) امرأة.

اجمالي التغير في عدد الأعضاء من بداية السنة:    زيادة   (     3   ) عضو

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٢- اجتماع الجمعية العمومية السنوي (تعبأ بملف الاكسل المرفق):

 

تاريخه عدد الحضور الكشف التفصيلي بالحضور والمنوبين ومن ناب عنهم عقد الاجتماع من محضر الاجتماع
أصالة نيابة الدعوة

الأولى

الدعوة

الثانية

لم يكتمل
  مرفق   مرفق

 

٣- هل تم منع بعض أعضاء الجمعية العمومية من التصويت على بعض القرارات لوجود مصلحة شخصية؟

() نعم (  ) لا

تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-أ)

اسم العضو السبب ملاحظات
   

 

) تم رفع الكشوف والمحاضر الخاصة باجتماع الجمعية العمومية

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

٤- هل عقدت اجتماعات جمعية عمومية غير عادية:  (    ) نعــــم             (    )لا

 

تعبأ بملف الاكسل المرفق ( 3-ب ):

رقم الاجتماع تاريخه عدد الحاضرين الجهة الطالبة الوزارة، مجلس الإدارة، 25٪ من الجمعية العمومية سبب الاجتماع المحضر ملاحظات
        مرفق  

() تم رفع المحاضر الخاصة بجميع اجتماعات الجمعية العمومية غير العادية

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

٥- اللجان الدائمة:

(      ) يوجد عضو مجلس إدارة في كل لجنة دائمة في الجمعية

(      ) حقت اللجان الغرض من تنفيذها من حيث انتظام الاجتماعات وطريقة التشغيل وفعالية القرارات

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

اجتماعات اللجان الدائمة (تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-ج) ):

اللجنة رقم الاجتماع تاريخه أهم القرارات مرفق المحضر
       

() تم رفع محاضر اجتماعات اللجان الدائمة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

٦- مجلس الإدارة والجهاز التنفيذي:

تاريخ انتخاب أعضاء مجلــس الإدارة الحــالـي :   28/06/1434هـ

تاريخ إنتهاء دورة مجلس الإدارة الحالي :  27/06/1438هـ   .

عدد أعضاء المجلس الاداري حالياً:  (   11    )عضواً

بزيادة عن اللائحة الأساسية (      0     )عضوا أو نقص (    0    ) عضواً

بسبب …………………….. …………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………….

منهم (        11    ) بالانتخاب من قبل الجمعية العمومية، ومنهم   (     0       ) بالتعيين من قبل الوزارة

(      ) جميع أعضاء مجلس الإدارة ليسوا موظفين داخل الجمعية باستثناء من وافقت عليه الوزارة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

نسبة أعضاء مجلس الإدارة المستقلين هي 0 % من سائر أعضاء المجلس .

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

اجتماعات مجلس الإدارة خلال عام ٢٠١٦: (تعبأ بملف الاكسل المرفق 3-د ):

رقم الاجتماع تاريخه أهم القرارات تم تنفيذها (نعم/لا) سبب عدم التنفيذ مرفق المحضر
         

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

هل تم منع بعض أعضاء مجلس الإدارة من الحضور/النقاش/التصويت في بعض الاجتماعات لوجود مصلحة شخصية؟

(       ) نعم    (         ) لا

(تعبأ بملف الاكسل المرفق 3-هـ ):

رقم الاجتماع تاريخه نوع المنع

حضور/نقاش/تصويت

موضوع القرار/الاجتماع الذي حصل فيه المنع اسم العضو السبب
         

 

( ) تم عقد مجلس الإدارة بشكل منتظم (4 اجتماعات على الأقل متوزعة على الأرباع)

( ) تم رفع المحاضر الخاصة بجميع اجتماعات مجلس الإدارة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

نسبة حضور اجتماعات مجلس الإدارة المنعقدة ( )

الملاحظات 0المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

٧-  التنظيمات الإدارية:

هل تم تفويض أي مهمة متعلقة باختصاصات مجلس الإدارة كما نصت عليها اللائحة التنفيذية  لأشخاص خارج الجمعية أو شركات أخرى  () نعم     ( ) لا

إذا كانت الاجابة نعم،يجب توضيح المهمة، والجهة المفوضة والسبب؟ تعبأ بملف الاكسل المرفق ( 3-و )

الاختصاص المهام المفوضة فيه الجهة المفوضة سبب التفويض
     

 

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

هل توجد آلية محددة لتحديد راتب المدير التنفيذي والموظفين القيادين في الجمعية:  (       )نعم(     ) لا

 

إذا كانت الإجابة نعم، فهل آلية تحديد راتب المدير التنفيذي والموظفين القياديين تتضمن مراجعة أشخاص مستقلين ومقارنة مرجعية،مع التوثيق    (       )نعم(       ) لا

إذا كانت الإجابة لا، فما هي الآلية التي حدد بها راتب المدير التنفيذي؟

الآلية : تم تحديد راتب المدير وفق الحد الأدنى لدعم الوزارة  

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

هل وقع تحول في صرف أو استهلاك أصول الجمعية سواء النقدية أو الثابتة أو المتنقلة؟     (       ) نعم            (         ) لا

إذا كانت الاجابة نعم،يجب تعبئة الجدول التالي لكل حالة: تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-ز)

نوع التحول تاريخ التحول المبلغ المحول أو قيمته سبب التحول الاجراء المتخذ
() اختلاس

() صرف أموال أو استخدامها  في مجال غير مصرح

() صرف أموال أو استخدامها في غير ما خصصها له المتبرع دون علمه

       

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

يتم الصرف من أموالا لجمعية بواسطة: ( ) شيكات          () نقدا                    ( ) تحويل

في حالة الصرف نقداً يوضح إجمالي المبلغ المنصرف وأوجه الصرف:تعبأ بملف الاكسل المرفق ( 3-ح )

المبلغ المصروف نقداً…………..……………………………………………………………………..أوجه الصرف…………………………………………………………………………

هل تحتفظ الجمعية بمحاضر الاجتماعات؟    (       ) نعم     (        ) لا

يــتـــم البحث الاجتماعي سنويا:  (       ) نعم            (        ) لا

وضح السبب …………....………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ملفات البحث:

  ) مستكملة     () غير مستكملة

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ب‌-   السياسات واللوائح والسجلات والمستندات الإدارية

١- أنواع اللوائح التي تستخدمها الجمعية:

  • اللائحة التأسيسية
  • اللائحة التنظيمية ( المستفيدين والموظفين )

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

يوجد نظام خاص للتوظيف بالجمعية:   (        ) نعم            (        ) لا

يوجد لائحة لموظفي الجمعية معتمدة من مجلس الإدارة, تشتمل على سلم الأجور والرواتب, المكافآت, الترقيات, الإجازات, مكافأة نهاية الخدمة…….. وغيرها:  (       ) نعم                 (        ) لا

يوجد نظام لاجازات الموظفين:   (        ) نعم           (        ) لا

يوجد لائحة أو معايير مطبوعة لصرف المساعدات, موافق عليها من الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة  () نعم   () لا

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

٢- السجلات

أ- السجلات الإدارية

 

تستخدم الجمعية السجلات التالية: تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-ط),(3-ي)

السجل هل تستخدمه الجمعية (نعم/لا) هل يعبأ بطريقة منتظمة (نعم/لا) ملاحظات
السجلات الإدارية سجل العضوية      
سجل الاشتراكات      
سجل اللجان      
سجل اجتماعات مجلس الإدارة      
سجل اجتماعات الجمعية العمومية      
سجلات أخرى      
السجلات الفنية سجل النشاطات      
سجل المنتفعين      
سجلات أخرى      
السجلات والدفاتر المالية دفتر يومية عامة      
سجل الأصول الثابتة      
سجل التبرعات العينية      
سجل التبرعات النقديـة      
سجل المستودعات      
دفتر الأستاذ العام      
دفــترا لصندوق      
دفـتر حركــة البنك      
سـجــل العهدة      

 

 

السجلات والمستندات لدى الجمعية:    (      )كافية        (        )غير كافية.

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

ب ـ السندات والإيصالات والأذونات:

() سند قبض() سند صرف() سند قيد يومية() إيصال استلام تبرعات عيني ونقدي

() إيصال استلام اشتراكات() إذن صرف() إذن إضافة() أي سندات/إيصالات/أذونات أخرى تذكر:……………………………………………………………………………………………………………………………………..

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

ج ـ السياسات:

هل الجمعية لديها سياسة مكتوبة لتضاربا لمصالح:      (       ) نعم          (        ) لا          في حالة وجود السياسة، نرجو إرفاقها

 

هل الجمعية لديها سياسة مكتوبة لحماية المبلغين:        (       ) نعم        (        ) لا          في حالة وجود السياسة، نرجو إرفاقها

 

هل الجمعية لديها سياسة مكتوبة لبيان المدة الزمنية للاحتفاظ بالسجلات: :       (       ) نعم               (        ) لا

في حالة وجود السياسة، نرجو إرفاقها

 

هل الجمعية لديها سياسة مكتوبة لضمان سرية المعلومات الشخصية للداعمين:  (       ) نعم             (        ) لا

في حالة وجود السياسة، نرجو إرفاقها

 

هل تم اعتماد النموذج الوطني من قبل مجلس الإدارة قبل تسليمه في الربع الأخير: (       ) نعم              (        ) لا

طريقة العرض  …………....………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

د ـ الإفصاح:

المفوضين بالسحب من أرصدة الجمعية هم:تعبأ بملف الاكسل المرفق (3-ك)

الاسم…………………………………………………………………………………………………….المهنة بمجلس . ………………………………………………………………………. الإدارة……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………..

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

وضح كيف تم الافصاح عن الوثائق التالية:

موقع الجمعية تُفصح مباشرة عند الطلب لا يفصح عنها لا توجد
وثائق التنظيم والحوكمة الخاصة بالجمعية      
نموذج البيانات الوطني      
سياسة تضارب المصالح      
القوائم المالية      
سياسة الخصوصية والاحتفاظ بالوثائق وإتلافها      
أسماء أعضــاء مجالـس الإدارة      
راتب المدير      
أسماء الموظفين القياديين في الجمعية      
اسم وعنوان وهاتف الشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات ووثائق الجمعية      
القائم بالبحث      

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

هل يوجد أحد من أعضاء مجلس الإدارة أوالمدراءاوالموظفين القياديين لة علاقة عائلية اوتجارية مع عضو مجلس إدارة أو مدير أو موظف قيادي اخر في الجمعية؟تعبأ في ملف الاكسل المرفق (3-ل)

(       ) نعم           (        ) لا

اسم الموظف منصبه اسم الموظف ذي الصلة منصبه نوع العلاقة
       

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

يرجى الإفصاح عن أي صفقات تجارية تمت بين عضو في مجلس الإدارة ومؤسس أو عضو مجلس أو مدير مؤسسة مانحة تمنح الجمعية خلال السنوات الأربعة الماضية تعبأ في ملف الاكسل المرفق (3-م)

 

اسم عضو المجلس الطرف الثاني في الصفقة علاقة الطرف الثاني بالجمعية تاريخ بدايةالصفقة تاريخ انتهاء الصفقة قيمة الصفقة
         

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

ما الجهات التي تلقت تعويضات مالية من الجمعية لقاء تعاملات تجارية (تقديم خدمات،منتجات الخ) مع الجمعية،إن وجدت. (المبالغ التي فوق 10000 مع وصف الخدمة وذكر قيمة التعويض: تعبأ في ملف الاكسل المرفق (3-ن)

 

الجهة وصف الخدمة قيمة التعويض
   
   
   

الملاحظات المتعلقة إن وجدت: …………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

يرجى الإفصاح عن جميع المبالغ المالية التي تلقاها أي عضو في مجلس الإدارة نظير خدمات أو منتجات قدمها للجمعية (باستثناء تعويضاته التي يتلقاها باعتبار عمله عضوا في مجلس الإدارة إن وجدت) وذلك خلال السنوات الأربعة الماضية: تعبأ في ملف الاكسل المرفق (3-ص)

 

اسم العضو قيمة المبلغ الذي تلقاه سببه التاريخ
     

الملاحظات المتعلقة إن وجدت:…………....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

الاجراءات المتعلقة إن وجدت:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

3.    البيانات المالية

 

١- التبرعات والايرادات خلال عام ٢٠١٦ م:تعبأ في ملف الاكسل المرفق (4-أ)

البيان المبلغ ملاحظات
التبرعات النقدية    
افراد    
مؤسسات مانحة    
شركات وجهات    
أخرى    
التبرعات العينية    
افراد    
مؤسسات مانحة    
شركات وجهات    
أخرى    
إعانات ومنح حكومية    
منح حكومية نقدية    
منح حكومية عينية    
الزكاة    
زكاة نقدية    
زكاة عينية    
تبرعات وايرادات الأوقاف    
تبرعات لبناء أوشراء أوقاف    
ايرادات وريع أوقاف    
أخرى ( يتم تفصيلها )    
ايرادات    
اشتراكات الأعضاء    
مبيعات السلع والخدمات    
ايرادات عقارية    
ارباح استثمار    
ارباح بيع أصول ثابتة    
رسوم البرامج    
إيرادات أخرى  ( يتم تفصيلها )

 

   
إيرادات أو تبرعات أخرى ( يتم تفصيلها    
   
   
   
إجمالي التبرعات والإيرادات والمنح    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

٢- المصروفات خلال عام ٢٠١٦ م: تعبأ في ملف الاكسل المرفق (4-ب)

البيان إجمالي المصروف توزيع المصروفات
مصاريف الإدارة مصاريف مجلس الإدارة ( الحوكمة ) مصاريف جمع الأموال مصاريف التشغيل المحملة على البرامج والانشطة مصاريف البرامج والأنشطة
المصاريف التشغيلية            
الرواتب والبدلات            
المكافات والحوافز            
تكاليف السفر            
الإيجارات            
الصيانة والاصلاحات            
الكهرباء والمياة            
الهاتف والبريد            
تكاليف الاستشارات            
الملتقيات والمؤتمرات            
الدعاية والاعلان            
ضيافة            
مصاريف أخرى ( يتم تفصيلها )            
-1            
-2            
-3            
مصاريف الأنشطة            
مصاريف البرامج والأنشطة العامة            
مصاريف الزكاة            
مصاريف التبرعات والهبات المقيدة            
مصاريف التبرعات والهبات غير المقيدة            
مصاريف الأوقاف            
مصاريف برامج وانشطة أخرى ( يتم تفصيلها            
-1            
-2            
-3            
           
إجمالي المصروفات            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.    البرامج والأنشطة

نرجو  وضع وصف موجز لمهمة(رسالة) الجمعية التي تعمل على تحقيقها:

إعفاف المحتاج بتأمين الاحتياج (نعينه ـ نكرمه ـ نؤهله )

 

 

هل تتم مطابقة البرامج والانشطة مع اهداف الجمعية:                      (              )نعم(            )لا

اذا كان الجواب لا اذكر السبب:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

اكتب وصف للبرامج والخدمات والنشاطات التي نفذتها الجمعية خلال عام مرتبة ترتيب تنازلي حسبا لمصاريف تعبأ بملف الاكسل المرفق (5-أ)

نوع البرنامج أوالنشاط أوالخدمة وصف للبرامج والخدمات والنشاطات
   

 

بيان بالبرامج والأنشطة والخدمات التي تقدمها الجمعية تعبأ بملف الاكسل المرفق (5-ب),(5-ج)

نوع البرنامج أو النشاط أو الخدمة عدد المستفيدين إجمالي عدد المستفيدين الإيرادات المصروفات رمز النشاط
عدد المستفيدين السعوديون عدد المستفيدين غير سعوديين
معفى برسوم مخفضة برسوم معفي برسوم مخفضة برسوم

 

 

 

 

 

 

بيان بنوع المساعدات التي تقدمها الجمعيات للمستفيدين وحجمها تعبأ بملف الاكسل المرفق (5-ج)

نوع المساعدات عدد المستفيدين إجمالي عدد المستفيدين اجمالي مبلغ المساعدات
سعوديون غير سعوديون
مساعدات أيتام        
مساعدات أرامل        
مساعدات مطلقات        
مساعدات ظروف خاصة        
مساعدات عينية        
أخرى        
المجموع